Méthodologie

TCO total cost of ownership : en quoi est ce crucial pour votre business ?

Qui ne s’est pas déjà retrouvé devant un acheteur à discuter le prix de vente alors que votre solution apporte une valeur ajoutée dans les différentes étapes du projet du client. Que vous développiez le business d’une StartUp ou d’une PME, maîtriser le TCO total cost of ownership est fondamental.

Mais, pour éviter ce piège, il ne faut pas que vous oubliiez de vous mettre dans les chaussures de votre client, c’est ce qu’on appelle en Design Thinking, la phase d’Empathie.

En effet, face à un environnement concurrentiel fort, vos clients prennent de plus en plus de risques pour prendre des affaires. Les machines sont de plus en plus complexes et ils s’engagent sur des délais de réalisation de plus en plus court.

Il est donc impératif d’avoir une vision d’ensemble avec eux et de sortir du carcan qu’est le prix d’acquisition.

Le mot d’ordre

Ne faites pas tout vous-même mais concentrez-vous sur votre cœur de métier !

Cela vous permet de mettre simplement en application cette équation :

Gain de temps = gain économique
le temps c’est de l’argent.

Le prix d’achat n’est que la pointe de l’iceberg, une question se pose donc à vous :
Comment faire prendre conscience à votre interlocuteur que votre solution lui fera économiser de l’argent sur l’ensemble des coûts du projet ? Et comment le démontrer ?

C’est l’un de mes challenges au quotidien. Et je vais vous donner ma solution.

J’utilise le TCO, Total Cost Ownership

TCO, kezako ?

Il s’agit d’une évaluation du coût total de possession. Il intègre l’ensemble des coûts directs et indirects générés par la possession et l’utilisation de votre solution : coût matériel, définition, approvisionnement, suivi de commande, coût du stock, assemblage, documentation, support, maintenance, abonnement, licence, consulting etc…

Le coût du cycle de vie (CCV) (en anglais life cycle cost ou LCC) est le « coût cumulé d’un produit tout au long de son cycle de vie », depuis le début de sa conception jusqu’à son démantèlement.

Les expressions coût total de possession (en anglais : total cost of ownership ou TCO), coût global de possession ou encore coût global, sont également utilisées pour désigner le coût du cycle de vie.

L’analyse et l’évaluation de ce coût constituent un outil managérial d’aide à la décision pour :

  • Différencier le prix d’achat et le coût à l’usage,
  • Éclairer un acheteur pour la sélection d’un produit et/ou un service.

Comment s’y prendre ?

D’abord auprès de qui ? puis à quel moment, quand ?

Vos interlocuteurs sensibles à la question du coût global sont évidemment des personnes qui ont une vision globale des enjeux financiers d’un projet. Bien souvent malheureusement les services ne se parlent pas aussi bien que ce que l’on imagine. L’exemple typique est la séparation du bureau d’étude mécanique et électrique chez un constructeur de machines.

Vous proposez un axe électrique avec un moteur, mais chaque BE prend la décision sur son périmètre alors que l’ensemble est lié.

Il convient donc de s’adresser à un responsable d’affaire, à un acheteur projet ou aux personnes qui endossent ces responsabilités.

Soyez vigilant aux différentes conditions afin que la mise en place du TCO soit un succès :

Conditions de mise en œuvre :

  • Signaux d’alerte : Lors d’une réorganisation, une fusion, lorsqu’on est attaqué, en phase de défense
  • Profil client : EU, OEM,
  • Le timing idéal : Dans la phase de surcharge d’activité (car besoin de déléguer), dans la phase de sous-charge (car plus de temps pour faire un travail en profondeur pour préparer une reprise d’activité)

Un atout : le business model canvas

Dans ces conditions il va vous falloir des outils pour expliquer votre proposition.

L’utilisation du Business Model Canvas va permettre de remettre les interlocuteurs face à leur cœur de métier. Vous pourrez alors vous positionner sur ce Canvas comme partenaire clef ou ressource clef, en fonction de son business.

Vous en vous positionnez en aucun cas comme un concurrents de son activité, vous l’aidez à libérer des ressources pour se concentrer sur son réel cœur de métier.

Un support de travail ouvert et facile d’accès.

Business model canvas
Business model canvas

Si vous ne connaissez pas ce support, je vous invite à regarder cette vidéo :

Dans un second temps, votre but est de valoriser votre solution par rapport à une réalisation que le client réalise par lui-même, voir aussi, si possible, une solution concurrente.

Votre proposition est peut-être plus importante en terme de prix d’acquisition, mais sa valeur ajoutée permet d’être plus compétitif sur les couts global du projet.

Il faut donc analyser avec le client, son processus et mettre en évidence la chaine de valeur.

Schéma de la chaîne de création de valeur
Schéma de la chaîne de création de valeur

En effet, votre solution va permettre de faire gagner du temps à différentes étapes du projet.

Rendre visible les coûts invisibles

En fonction de projets, je réalise toujours un fichier Excel de travail. Il va contenir la liste les différentes taches aux différentes étapes du projet.

Tableau présentant une analyse des coûts pour les stocks et la logistique pour deux solutions distinctes
Analyse des coûts de stock et de logistique pour une solution en composant et une solution complète.

Dans ce cas je compare une solution clef en main avec une réalisation faites par le client, composé de 47 éléments.

Théoriquement, le calcul n’est pas bien compliqué. Il suffit d’intégrer les coûts des matériels, les temps passés aux différentes taches : définition, approvisionnement, suivi de commande, coût du stock, assemblage, documentation, support, maintenance…

En pratique, l’opération n’est pas si simple. Il n’est jamais aisé d’obtenir le coût horaire du client pour les différents services qui exécutent ces taches.

Il est donc préférable de toujours préparer ce document en amont et de le préremplir.

C’est une base qui va permettre de faciliter le questionnement au près du client, et de valider les informations que vous avez préremplie.

Il est alors simple de dérouler avec lui les différentes étapes et d’estimer ensemble les temps passé aux différentes actions.

Connaissant les vôtres, vous pouvez facilement extraire une représentation visuelle en histogramme permettant d’illustrer les gains que votre solution apportera.

Concluons

  • Identification du cœur de métier de votre client
  • Travail collaboratif sur le business model canvas qui permet de se rendre compte du cœur de métier et de vous positionner en tant que partenaire
  • Mise en évidence des coûts « invisibles » dans la chaîne de valeur

Cela vous permet de mettre en évidence l’intérêt d’une solution par rapport à une autre dans terme de coût global !

La méthode du TCO total cost of ownership est imparable, cependant vous pouvez être confrontés à différentes type de difficulté pour la mettre en œuvre.

Il vous faut en effet trouver les bons interlocuteurs, et pouvoir mener ce travail d’analyse qui prend du temps !
L’une des méthodologies que vous pouvez suivre avec votre client est celle du Design Thinking. Elle vous permet d’analyser le besoin de ses différents services par rapport à son application ! La phase d’emphatie notamment n’est pas à négliger.

Le résultat est important, car il donne des données factuelles des gains. Mais ce qui apporte vraiment l’élément de différenciation, ce sera votre approche. Votre accompagnement dans cet exercice vous positionnera plus comme un partenaire et non plus un simple fournisseur.

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Arthur

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